協力隊同期で＜オンライン報告会＞を実施してみたよ。～イベントの企画から実施のHOW TOをご紹介～

現在一時帰国中のJICA海外協力隊員ですが、この時期を利用して派遣から1年の報告会をオンラインで実施しました！今回はその概要実施に至るまでの流れをご紹介します。

今後オンラインやなにやらで報告会等を企画運営する際にぜひ参考にしてみてください！

オンライン報告会の概要

私の協力隊動機である2018年度4次隊駒ヶ根チームを誘い合わせの上、実施したもの。

80名弱いる隊員に声をかけオンライン報告会で発表したい人、膨張したい人を募り、日程を決めてzoomを使用し実施しました。

 

報告会実施までの流れ

報告会の発案から企画、運営までをご紹介します。

 

発案から企画

 

１、Instagramで要望調査

→いざ発案をしても発表希望者がいないと実施できないのでどれくらい需要があるかを確認します。適当な人に聞き取りを行ってみてもいいかもしれません。

私は駒ヶ根の同期が80人弱いるのですが、インスタのフォロワーには二本松の同期も若干名います。全体に向けて希望調査をしたら駒ヶ根同期から反応があったので実施決定に至りました。

3名ほど駒ヶ根同期に希望者がいたため、駒ヶ根同期だけでやろうと決めました。

 

２、内容や実施の流れの検討

なぜ、何を、いつ、どこで、誰を対象に、どのように行うか考えます。

つまり、５W1H（Why, What, When, Where, Who, How）ですね。

発案段階では未定なところもあると思うので、決まっていない部分はどのようにいつ決めるのか案内すればOKです。

その案内をもらったときに何をどのように行いたいのかイメージできるような案内を心がけましょう。

そのイベントの内容や流れがざっくりイメージできるとわかりやすいですし参加しやすいです。ロジの心遣い的な部分ですね！

 

３、オンライン報告会の実施の案内と参加希望者の募集

私は今回、下記のようなフォーマットを作成し、希望者を募りました。

報告会の目的とざっくりの内容、実施日ややり方などを簡単に記し、まずはグループLINEを作成するため希望者には自分あてに連絡をお願いしました。

 

４、LINEグループの作成

発表希望者と傍聴希望者が集まったらLINEグループをそれぞれ作り、情報を共有できるようにしました。

この時、可能であれば発表者でひとつLINEグループを作り、発表者含めた傍聴希望者はまた別のLINEグループを作成したほうが好ましいです。発表者には個別に連絡事項や共有事項が後々生じるためです。

５、各発表者へ日時の調整と内容の調整、依頼

まずは発表者の日時を調整します。今回は１４名の発表希望者がいたため、３日に分けて実施しました。発表者に希望する日時を聞いて、３グループに分けて、少なくとも自分が発表する日は日程調整をしてもらいます。

今回は５月下旬の土日と６月上旬の土曜日の３日間だったので、だいたい午後１時から夕方５時くらいまで行うことになりました。

 

内容はだいたい１０～２０分で作成してもらうようお願いしました。（全部で３０分なので質疑応答なしでよければ３０分まるまる発表してもOK。）zoomの無料プランで実施のため、４０分で自動的に終わってしまいます。人が全員揃ったり発表者の資料共有にも手こずったりすることを考えると冒頭５分くらいは余裕をみます。

質疑応答の時間も１０分程度設けたので、４０分以内に１人分が終わるよう、そのくらいの時間で作成をしてもらうようにしました。

今回の内容は「自由」！！もちろん、活動についてとか、派遣国についてとか、何かしらのテーマを決めても良かったのですが、派遣して１年でみんな状況なども異なり、テーマを統一してしまうと活動や派遣国生活での個性がなくなってしまうと思いました。

一方である程度の統一感も欲しかったので、二つ統一してお願いすることにしました。①タイトルの設置と②「私の一枚」というお気に入りの写真を選んで発表のどこかで紹介する、というもの。

つまり今回の内容は

となります。

これを発表者あてのLINEにてお願いしました。

 

６、日時の決定と案内

発表者から聞き取りを行って日時を決めたら、早めに参加希望者には連絡をします。

この人の聞きたい！などもあると思うので、もしわかっていれば日時に応じた発表者のリストも簡単に伝えておき、参加しやすくなるよう促します。

発表者からタイトルが集まってきたら日時ごとにプログラムを作って参加者に送りました。ちょっとしたイベントっぽくて高まりますね。

７、詳細の内容の案内

プログラムを送って参加希望者に日程を開けてもらった後は、詳細の案内です。

今回はオンラインで行い、基本的にみんな「一人で」参加することになるので不安がある人もいるかも。主催者の方からなるべく安心してもらえるような詳細を事前に送っておくと親切です。

進め方

①zooｍを使用すること。zoomのダウンロードのお願い

②URLが決まり次第送るため、そこから入ること

③各発表者ごとに部屋が閉まるため、発表者が変わるタイミングでまた部屋に入りなおしてもらうこと

④途中参加の人は開始する発表者名のアナウンスがあったときに入ってくること

 

参加にあたって

①zoomの使用方法（ミュートやビデオのオンオフ、チャット使用、リアクションマークの説明）

②発表の主な内容と質疑応答について

 

８、当日のリマインドとURLの送付

前日あたりにリマインドを送ります。開始３０分前くらいには外とするzoomのURLを送りましょう。

９、アンケート作成

主催者の方でアンケートを作成します。これはフィードバックがあったらいいなという発表者サイドの声があったので、Googleフォームで検索しアンケートを作成しました。

 

 

運営

１０、役割分担と実施

いよいよ実施です。実施にあたり、主催者は何かと忙しいのでできれば下記のような人を参加者の中からボランティアでお願いすると良いです。

・全体LINEでの発表者名の通知（今回は主催者がやりました）

・zoomで参加者の入退場（今回は主催者がやりました）

・司会者（今回は主催者がやりました）

・タイムキーパー（参加者にお願いしました）

上記の通り、今回の主催者は私一人だったので、基本は全部私一人でやりました。後日アンケートで主催者もっと人巻き込んでもいいと思うよという意見ももらったので、もしできるなら何人かでやったほうが良いと思います！

特に司会やタイムキーパーは事前準備いらずにその場でやってもらえるので誰かにお願いしておくといいでしょう。

 

１１、参加者へアンケートの依頼

発表者が渾身の発表をしてくれているのでぜひそれに応えたい…

参加者にアンケートをお願いしました。アンケートといっても誰の発表に参加したのかと、その発表者へのエールなどです。ポジティブなものばかり、私も取りまとめていてハッピーな気持ちになりました。笑

プレゼンをする機会は社会人になってとても多いけれど、フィードバックをもらうことって結構少ないです。でも何より重要なのは「やること」ではなく「やったあと」。

フィードバックは、そのやったものに対して意見をもらえるので次につながります。今回もフィードバックを私の方で取りまとめて各発表者に送ったらとても発表者から喜ばれました。

前置きがながくなりましたが、参加者へはアンケートの提出を事前にお願いしておきましょう。３日間あったので１日ごとにアンケートを作ってその日が終了したら送るようにしました。

アンケートをお願いする際に、①私が取りまとめる旨と、それを②その発表者のみに送る旨を伝えます。そのアンケートがどのように扱われるかはとても大事なので先に伝えておくのは親切です。

１２、アンケートのとりまとめと発表者へのフィードバック

Googleフォームにアンケートが集まってきます。エクセルなどにまとめて参加者が誰からどんなフィードバックをもらったのか見やすいようにして各参加者に送りました。（←だいぶ喜ばれた！！）

 

オンライン報告会の感想

¡¡¡¡Salió muy bien!!!!です！

（おっと、失礼スペイン語がでてしまった。。。。）

 

とても良かったです！！！！！

良かった点を書きます。

 

ちなみに、今回３日目の最後に、有志で何かやりたい人がいたら、、、と募集をかけたところ、頼もしい２人が、手をあげて漫才を披露してくれました。

みんなよろこんでた～～～そういう勇気とユーモア最高。主催者泣かし（うれし涙）ですよね。

話しはそれましたが、以上がオンライン報告会のHOW TOになります。参考になったらうれしいです！！