ここでは会社の飲み会の幹事をやる際の8つのステップです！新入社員なのにはじめて幹事を任せられた！とか、とりあえず最低限抑えておくことだけ確認したい！とかいう方向けに飲み会幹事のステップをまとめました！
①日程を抑える
参加者のスケジュールを確認します。出席者が多そうな日をいくつか提示してその日ごとに出席できる人を数えます。手段は直接でもメールでもOKなので、スケジュールを確認してもらいましょう。
その中から参加者人数や主役の可否で第一候補日、第二候補日などをを想定しておきます。
参加予定者にはこの時点で第一候補日と第二候補日が仮決定である旨伝えておき、空けておいてもらいましょう。スケジュールを抑えるということはほかの参加者の時間をその分予約するということです。
なるべく早めにお店を抑えて飲み会の日程を決定してあげることが重要です。参加者にもよりますが、遅くとも3日以内には決めたほうが良いでしょう。
②お店を決める
日程の調整と同時並行でお店を決定します。人数や好み、会社からの距離や予算を考えお店を決めましょう。割とこのお店を決めるのが神経をつかうのですが、これができればあとは大丈夫です！
もしお店を決めるのに悩む場合は例年どのようなお店を選んでいるのかなど、過去の事例や参加者の好みを先輩や同僚に相談するのも吉。その会社によって値段や食事の趣味、お店の雰囲気などの傾向があることがあります。実際にその飲み会に参加してきた自分自身の経験や、先輩からの意見を参考にするとお店を決めやすいでしょう。
お店を決めたら予約をします。候補日を一つ提示して予約を取りましょう。
このとき、予約に間違いがないよう
- 人数
- 席の状態（個室か否か、喫煙か禁煙かなど）
- 金額
- プラン
をしっかり確認しておきます。
私は一休.com（↓）や食べログ（食べログHPはこちら）を使って調べることが多いです◎
③ひとりあたりの予算を決める
お店やプランが決まったら次は一人あたりの予算を決めます。会社によって誰がどのくらい払うのかなど傾斜をつけることがあると思うのでその慣習に倣う必要があります。
もし同じ部署に相談できる先輩がいればどの役職がどのくらいかを決めたりするのを手伝ってもらいましょう。
④決定の詳細メールを送る
飲み会決定の詳細メールを送ります。この際書いておくといいのが、
- 日にち・時間
- 場所（お店の詳細とアクセス）
- 参加者
- 金額（場合によってはこれはかかずにこっそり集金をする）
- もし事前にどなたかかたご高配をいただいていたらその感謝の旨を。
⑤当日の流れを決める
会社の飲み会で少しナイーブになるのが当日の席や流れ。乾杯の挨拶と締めの挨拶は決めておいてあらかじめ担当者にお願いしておくと良いでしょう。会社によると思いますが、締めは幹事が行うところも多いようです。
もし必要であれば席を決めて席順表などがあると当日慌てなくて済みます。基本的には上司は上座に座ることが多いので、入り口から一番遠い奥の席や、眺めがいい席に座ってもらいます。
⑥リマインドと集金
必要であれば当日の朝、もしくは数日前にリマインドを口頭でしたりリマインドメールを送ります。可能であればリマインドのタイミングで集金をしましょう。
オフィシャルな飲み会の場合、金額がわかっていることが多いので先に集金をしておくとスムーズです。
もし金額がまだ決まっていない場合は多めに集金を行い、会が終わった翌日などに余った分を返金するなどが良いでしょう。
⑦当日は幹事も楽しむ
飲み会当日。席や流れは把握しておきます。乾杯の挨拶や締めの挨拶の際も進行役としてきっかけの言葉を用意しておきます。
店員さんとのやり取りなどはできるだけ率先して幹事が間に入るとスムーズです。あとはみんなが楽しんでいるかを眺めながら自分も楽しみましょう！
⑧お会計をする
頃合いを見計らってお会計をします。乾杯の挨拶から締めの挨拶のあいだで、どこかのタイミングをみてお会計ができると良いでしょう。
もしプランなどで最初から金額がわかっている場合は、乾杯をして落ち着いたら会計をしてしまってもOK。
もし当日注文するタイプの場合は、デザートや締めの食事があるのでもう注文がないかなと思ったタイミングを見計らってお会計をしましょう。
締めのあいさつをしてからお会計をしても大丈夫な場合も多いですが、会場や参加者によっては締めのあいさつのあと会計に行くタイミングを逃したり、そそくさと解散になると会計の時間で参加者を待たせてしまうことがあります。
締めのあいさつは会計のあと、「宴もたけなわではございますが、、」とみなさんに注目してもらい、締めのあいさつをしてもらう担当者（上司のことが多い）に締めてもらえばそのあとに注文などは基本的にありません。
もし幹事自身が締めを担当する場合は、
「宴もたけなわではございますが、時間の都合上この辺でお開きにさせていただきたいと思います。」と切り出して一本締めなどで締めましょう。
最後にひとこと
みんなに楽しんでもらいながら、自分も楽しむのも忘れないように！Have a fun★
